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Migration de Lotus Notes vers SharePoint

Comme l'un de nos clients nous l’a dit récemment: «Avec votre outil (MICA), on peut vraiment créer des applications Lotus Notes dans SharePoint !". Si vous ajoutez à cela deux outils de migration que nous avons développés et notre expertise en applications Notes, en modélisation et moteurs de workflow, ainsi qu’en développements SharePoint, les entreprises qui entreprennent une migration de Lotus Notes vers SharePoint peuvent économiser beaucoup d’efforts, de risques et d'argent si elles choisissent nos outils et notre expérience pour les aider dans le projet.

Quel est l'enjeu?

Vous voilà avec des dizaines de bases de données que vous devez migrer de Lotus Notes vers SharePoint en raison d'une décision stratégique prise par la direction. Et les utilisateurs n’accepteront pas quelque chose qui est moins bien qu'avant, et vous savez très bien qu'un certain nombre de possibilités techniques offertes par Lotus Notes sont impossibles à reproduire dans SharePoint. Situation délicate s’il en est, et la solution risque d’être très coûteuse !

Expérience pilote

Avant de commencer le projet (ou, quand il l’est, mais que vous vous rendez compte de l'énorme quantité de travail qu'il requiert), demandez nous de réaliser pour vous une expérience pilote:

• envoyez-nous une copie de l'une de vos bases de données applicatives Notes (de complexité moyenne, c’est-à-dire comprenant 2 à 4 formulaires et un flux de travail de 3 à 6 étapes),
• nous l'analysons avec notre outil d’audit de DB Lotus Notes (voir description ci-dessous),
• nous avons ensemble une brève conférence téléphonique afin de nous assurer d'avoir bien compris les spécifications,
• en quelques heures de travail, nous développons une application pilote dans SharePoint grâce l’outil MICA de workflows et formulaires,
• de même en quelques heures, grâce à notre outil de migration de contenu, nous préparons la migration (partielle) des données et documents,
• ensuite, lors d’une autre conférence téléphonique, nous vous montrons sur Internet l'application migrée vers SharePoint pour que vous puissiez apprécier la bonne reprise des fonctionnalités, et éventuellement discuter la suite à donner au projet.

Définir le périmètre

Chez vous, comme dans le cas de nombreuses entreprises, des utilisateurs éclairés ou des spécialistes informatiques ont depuis 15 ans développé diverses bases de données Lotus Notes pour répondre aux mieux à des besoins business, mais en laissant très peu de documentation. Certaines sont encore utilisées de manière intensive, d'autres de temps en temps, et certaines ont été abandonnées, mais souvent vous l’ignorez. Et c'est la même chose si vous regardez les éléments de design d'une base de données: une grande partie que vous voyez ne sont pas utilisés, alors qu'il y en a pas mal d’autres que vous ne voyez pas et qui sont assez importants. Et enfin il en va de même pour les données qu'il contient, à savoir les «documents»: certains sont vieux, certains sont créés mais non utilisés, etc.

Pour résoudre ce problème, nous avons développé un outil d'analyse appelé ‘Audit de bases de données Lotus Notes’ qui :

1. extrait les informations macro concernant chaque DB et son utilisation,
2. effectue une analyse approfondie des éléments de design et
3. produit un rapport avec lequel il est possible d'évaluer la complexité et de discuter avec les utilisateurs.

Vous êtes alors bien mieux à même de définir précisément le périmètre du projet de migration et d'estimer la charge de travail.

Economie potentielle

Nous vous fournissons les informations budgétaires nécessaires : licences et formation pour les outils (DB d'audit, développement d'applications SharePoint et migration des contenus) ainsi que les estimations de charge de travail sur base du cas transmis. Vous extrapolez les coûts pour l’ensemble de votre projet de migration. Nous sommes sûrs que vous économisez au moins 50% du coût par rapport aux autres solutions que vous pouvez envisager !

Et en plus, les utilisateurs sont par la suite beaucoup plus heureux car sont mises à leur disposition des fonctionnalités équivalentes, sinon meilleures, dans un nouvel environnement très convivial !

Contactez-nous pour plus d’informations sur l’outil ‘Audit de bases de données Lotus Notes’ ou pour une expérimentation pilote de la migration de Lotus Notes vers SharePoint.

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