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Cadrage de vos projets d’amélioration

Nous proposons de débuter un projet par une première phase de conception et cadrage basée sur notre expérience en projets, méthodes et outils informatiques et de management. Après revue de la situation existante, des attentes, des objectifs et contraintes, nous aidons le client à, par le biais d’une expérimentation pilote, découvrir l'approche et les outils disponibles. Grâce à l'animation des séances et la collaboration qu'elle sucite, le groupe de travail est en mesure de comprendre et préciser les éléments et l'apport de la solution à mettre en place. Ensuite, il s’agit de définir les étapes, les ressources et le mode de pilotage du projet, ainsi qu’en évaluer les coûts, les bénéfices et les risques éventuels.

Méthode

Le management est une activité complexe, ayant à prendre en compte de très nombreuse informations dans un contexte de communication et rapports de force entre êtres humains. Des méthodes et outils de management optimaux pour une entreprise ne sont pas forcément bons pour une autre. La méthode classique d’inventaire des besoins et établissement d’un cahier de charges se prête mal aux cas d’outils informatiques de management car leur mise en place impacte les manières de faire des acteurs (et en particulier des managers), et apporte des changements et améliorations aux processus qu’il leur est difficile de se représenter auparavant.

Nous proposons plutôt de repartir d’un exemple concret de processus, avec les formulaires et données réels à l’appui. Il s'agit, en faisant collaborer une équipe pilote avec le concours du consultant, de reprendre et analyser les éléments de l'exemple dans l'outil, et réaliser une sorte de prototype. Cette démarche collaborative permet d’identifier les améliorations potentielles qu’apporte la révision du processus et de recueillir dès le début l'assentiment des acteurs qui sont impliqués dans le projet.

Diagnostic

Il est bon également de débuter (voir « DIAGNOSTIQUEZ vos processus de management ») par un diagnostic des pratiques actuelles de management. Cela permet d'identifier le « gap » par rapport aux meilleures recommandées par les méthodes de management et applicables au cas du client, et d'évaluer les bénéfices qui peuvent en être retirés.

Projets

Le cadrage du projet permet de lever nombre d’incertitudes de part et d’autre : il permet de faire le point sur la situation actuelle au niveau de la formalisation des activités et des informations, de définir celle à laquelle on souhaite arriver au terme du projet. Il permet aussi de souder une équipe projet et d'établir un consensus sur la manière d’y parvenir.

Les projets ainsi cadrés peuvent porter sur les volets suivants :

• L’identification des grands processus de l’entreprise (la carte des processus) ;
• La description et l’analyse de différents processus métier, support ou management ;
• La surveillance des évènements, l'analyse des problèmes et la mise en place de tableaux de bord de pilotage ;
• La mise en place d’une gestion documentaire, couplée ou non à la cartographie du processus ;
• La mise en place de workflows d’amélioration ou métier ;
• La mise en oeuvre d’une veille réglementaire et / ou d’une surveillance des risques.

Les projets peuvent aussi porter sur des outils dont nous n'assurons pas directement la maîtrise, mais pour lesquels nous pouvons apporter notre expertise dans la spécification des besoins et la conduite du projet, sous forme d’assistance à la maîtrise d’ouvrage. Il s’agit par exemple de :

• Mise en oeuvre d’outils similaires à ceux que nous proposons, si pour une raison quelconque le client fait un autre choix (autre plate-forme informatique par exemple).
• Implémentation d’un outil SPC (Statistical Process Control – Maîtrise Statistique des Procédés) permettant dans les entreprises industrielles l’amélioration des rendements de production, en particulier l’outil français QUASAR que nous représentons en Belgique.
• Sélection d’outils ERP ou CRM, pour laquelle il faut débuter par la revue et la définition des processus à couvrir.

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