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Mise en oeuvre de vos applications workflows

TWO Consult a acquis une large expérience de mise en place de workflows pilotant des formulaires riches en information. Déjà il y a plus de 10 ans, nous avons créé un premier moteur de workflow sous Lotus Notes qui a permis de réaliser de nombreuses applications soit standard (Non Conformités / Actions Correctives, Audits), soit spécifiques (réclamations, retours clients, modification produits). Plus récemment nous avons développé en partenariat avec Audaxis l'outil TOBFlow, un moteur de workflows Open Source. Et maintenant, grâce à notre expertise sur plateformes Microsoft, nous proposons également des workflows sous SharePoint / Workflow Foundation.

Des workflows, oui, mais des bons !

Trop d'entreprises se lancent dans des projets de workflows en pensant qu'il suffit de choisir un outil, de réaliser un test sur un cas simple comme les demandes de congé, et qu'ensuite il sera facile de créer autant de workflows que nécessaire pour simplifier les tâches administratives. Très souvent c'est l'échec : cas réels différents, informations incomplètes, rejet des utilisateurs, etc. D'importantes modifications sont nécessaires, si l'outil ne montre pas ses limites...

La qualité de celui-ci est donc importante pour concevoir et développer des workflows utiles ; il faut selon nous qu'il permette de modéliser ensemble workflows et formulaires associés, et donc en particulier de :

  • définir les champs de différents types et les placer dans le formulaire,
  • définir les comportements des champs (visibles, éditables) suivant les états du worklflow,
  • définir des sections et / ou des signets dans le formulaire pour les associer aux étapes du workflow,
  • insérer dans un formulaire une liste d’autres éléments donnant accès direct à d’autres formulaires de workflow, ou à des bases de donnée externes,
  • synchroniser différents formulaires de workflow, etc.

Le progrès par les workflows

Pouvoir réagir rapidement aux évènements, partager l'information et tirer parti des expériences, bonnes ou mauvaises, constitue les piliers de la satisfaction du client et de l'amélioration. C'est pourquoi on retrouve dans toute organisation des processus qui traitent de documents tels que :

  • demandes d'amélioration, actions correctives, fiches d'incident, fiches de progrès, non-conformités, etc., qui sont directement liés aux systèmes de management,
  • réclamations, retours, demandes de modification produit, demandes d'achat, retours d'expérience, création de nouveau client, etc., qui sont plus liés au métier de l'entreprise et servent parfois à collecter et valider des informations à introduire dans le système ERP / GPAO de l'entreprise.

Le traitement de ces documents peut être grandement facilité au travers de workflows tels que nous aidons à les concevoir. Chacun des membres de l'entreprise impliqué peut ainsi contribuer à la circulation rapide des informations. Les processus, mieux synchronisés, peuvent être raccourcis et fiabilisés. Les nombreuses tâches des acteurs sont mieux coordonnées. La richesse des formulaires permet de structurer les contenus pour ultérieurement retrouver et analyser les informations, et en extraire des indicateurs pour mieux piloter les activités.

Projet de mise en oeuvre

Il a été conçu pour rencontrer les objectifs ci-dessus et s'appuie sur notre méthode d'expérimentation pilote (voir L'appropriation, un must).

Contactez-nous pour un projet de workflows tel que nous le proposons ...