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Workflows documentaires Open Source

TOBFlow est une application très souple et conviviale de génération et d'exploitation d'applications collaboratives sur intranet/internet, disponible en Open Source sous licence GPLv3. Son moteur de pages web permet aux utilisateurs de traiter des formulaires très conviviaux au fur et à mesure des étapes du workflow. Les modèles d'objets (formulaire, workflow et listes) peuvent être créés directement en XML ou grâce à un outil de modélisation sous Excel VB. Il constitue un excellent outil pour facilement et rapidement mettre en place des workflows mettant en jeu des formulaires à faire circuler parmi différents acteurs : traitement d'incidents, réclamations, fiches projets, etc.

Avantages

  • environnement unique gérant à la fois les formulaires, les workflows et les listes d'accès (vues) ;
  • modélisation simple et structurée, pouvant être réalisée par des non spécialistes ;
  • possibilité de créer des formulaires conviviaux, avec des pages multiples (signets) et des vues (listes) imbriquées donnant accès à d'autres objets ;
  • interface simple et logique, donnant directement à l'utilisateur accès à ce qui le concerne ;
  • possibilité de facilement créer des interfaces (paramétrage dans le XML) vers d’autres applications telles que des ERP ;
  • respect des standards J2EE et insertion aisée dans l'intranet de l'entreprise ;
  • application qui peut être installée facilement et à peu de frais (licence Open Source) ;
  • conçu et supporté par notre partenaire Audaxis qui possède une forte expertise de développement autour de logiciels applicatifs Open Source dans les domaines ERP, CRM, BI et gestion de contenu.

Par sa richesse de conception et sa flexibilité, TOBFlow permet de faire rapidement supporter par des workflows intranet des processus opérationnels ou de management.

Architecture

TOBFlow comprend une partie modélisation et une partie moteur, la première pour décrire les formulaires, les étapes des workflows, les relations entre documents etc., la seconde pour gérer les tâches et les droits des utilisateurs et leur présenter les formulaires à examiner et remplir.
Et en rapport avec son métier de base, TWO Consult a créé des modèles standard permettant de traiter dans des workflows des documents, incidents, actions correctives, etc.

Modélisation

La modélisation permet au concepteur d'une application de workflows de décrire les objets qui la composent, en définissant pour chacun d'eux:

  • contenu et interface : définir les informations, dessiner les formulaires (ergonomie, libellés, champs, validations), décrire les vues de consultation ;
  • les liens vers les autres objets avec lesquels ils interagissent (par exemple, les actions sont lancées suite à un incident) ;
  • le processus qui définit le cycle de vie des objets : le flux des activités à réaliser par les différents acteurs, avec la génération de mails, la définition des droits d'accès et de modification (c'est-à-dire qui peut faire quoi à chaque étape de la vie du formulaire), etc.

La modélisation peut être préparée directement en XML, mais aussi à partir d'une application Excel VB couplée à une base de données Access ou autre. L'utilisateur définit graphiquement les étapes du workflow et dessine le formulaire avec les champs et leur mode de saisie : liste déroulante, bouton radio, etc. Cela permet de rapidement modéliser les objets sans compétence technique particulière.
Le programme de modélisation génère ensuite un fichier XML que l'on charge dans le moteur pour mettre l'application à la disposition des acteurs.

Moteur

Le moteur gère :

  • le contenu et le déroulement des workflows : il donne accès à chaque acteur aux tâches qui le concernent (et de là au formulaire à traiter). Il permet de suivre le bon déroulement des flux de travail en générant des tableaux (vues) montrant l'évolution des workflows, etc. ;
  • la génération des pages aux utilisateurs, les masques des formulaires et les vues selon les accès, les validations, les délégations en cas d'absence, les liens vers d'autres objets et bases, etc. ;
  • les interfaces vers d'autres systèmes d'information (courrier électronique, carnet d'adresse LDAP, ERP, CRM, décisionnels OLAP) pour recevoir ou envoyer des informations.

Le moteur TOBFlow développé avec Audaxis a toutes les caractéristiques d'un logiciel basé sur les dernières technologies J2EE : version Open Source (GPLv3), orientation Services, flexibilité de plateformes, etc.

Modèles de workflows

  • Incidents / Non Conformités
  • Actions Correctives, Préventives, de Progrès, etc.
  • Audits
  • Réunions de revue
  • Navigation dans les processus
  • Accès aux documents
  • Gestion documentaire
  • Etalonnages
  • etc.

Et avec l'expérience de TWO Consult, d'autres workflows qualité et métier peuvent facilement être créés : réclamations clients, réclamations fournisseurs, retours et avoirs, nouveaux produits, etc.

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