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MICA pour SharePoint

MICA permet de facilement mettre en place dans SharePoint des applications intégrant directement workflows, formulaires et documents. Les modules de base (l’outil RAD et le moteur sous SharePoint) permettent de rapidement automatiser des processus tels que ceux traitant des réclamations, demandes d'achat, spécifications, analyses, etc. Les modules fonctionnels proposent des modèles d'applications adaptables dans le domaine du management : Qualité, BPM, pilotage de projets, tableaux de bord, etc.

Outil de formulaires et workflows sous SharePoint

Au cœur de MICA se trouve un outil logiciel de conception nouvelle, qui permet de gérer ensemble, et de façon bien intégrée à l’environnement SharePoint, le volet formulaires et le volet workflows d’une application documentaire :

  • L’application est modélisée d’un seul tenant par ses trois composantes contenus, formulaires et processus, et ceci à l’aide d’un outil très facile d’emploi pour les déclarer et dessiner,
  • A l’utilisation, le formulaire permet d’agir tant sur les champs autorisés que sur les actions (boutons) à prendre pour avancer dans le workflow (alors que les outils habituels de workflow séparent ces deux opérations).

Il en résulte :

  • une excellente convivialité (nombre de clicks minimum, formulaires agréables),
  • une capacité à traiter, grâce à un mode de modélisation de haut niveau, aussi bien des cas simples à mettre en œuvre rapidement que des applications complexes avec de multiples étapes et formulaires inter-reliés.
  • un mode de développement rapide (RAD – Rapid Application Development) à la portée d’experts business non informaticiens.

Besoins couverts

Exemples d'applications spécifiques

  • Demandes d’achat, de congé, de modification de configuration informatique, etc.
  • Gestion des réclamations clients ou fournisseurs.
  • Gestion du personnel (recrutement, évaluations, formations, habilitations, etc.).
  • Saisies et validations en périphérie de SAP (donnant aux utilisateurs finaux une interface de travail sous SharePoint bien plus conviviale).

Ces applications peuvent être développées par des experts métier du client formés à la technique de modélisation, ou par des consultants TWO Consult . Le plus souvent elles comportent des interfaces vers les applications structurées de l’entreprise (ERP, CRM, etc.).

Applications standard

Elles sont constituées de modèles de formulaires et workflows entièrement paramétrables au travers de tables (listes SharePoint). Grâce à l’outil de modélisation elles peuvent être facilement adaptées aux spécificités du client (champs supplémentaires, autres étapes dans le processus, etc.). Voici les principales :

  • Gestion documentaire QSE
  • Modélisation des processus
  • Non conformités et actions correctives
  • Audits
  • Surveillance des risques
  • Métrologie
  • Pilotage des projets d’amélioration
  • Pilotage des processus (indicateurs).

Le plus souvent les fonctionnalités mises en place s'inscrivent dans :

La mise en place et le transfert de compétences s’effectuent selon une méthode très participative de façon à assurer un résultat optimal (voir l'appropriation, un must).

Les 10 avantages de l’outil de formulaires et workflows MICA

  • Elargissement du champ d’utilisation de SharePoint en permettant de facilement y créer et exploiter des applications conviviales, transverses (qui peuvent concerner l’ensemble de l’entreprise) et riches au niveau fonctionnel.
  • Simplicité et puissance du formalisme de conception permettant l’emploi de méthodes de développement agile, et donc le développement rapide d’applications aussi bien simples que complexes.
  • Economie importante sur les coûts de développement et de mise en place d’applications sous SharePoint (charge de travail considérablement réduite et économie sur les licences).
  • Possibilité de faire passer la responsabilité et la charge du développement de spécialistes informatiques vers des experts business.
  • Application non intrusive installée comme toute autre solution SharePoint, et complètement intégrée à SharePoint (pas d’application Web, moteur ou base de données installés au dehors).
  • Architecture technique flexible qui permet, lorsque c’est nécessaire, de facilement ajouter du code spécifique aux fonctionnalités standard provenant de la modélisation.
  • Evolution des applications sans risque de problèmes pour les contenus saisis antérieurement (conservation du design durant toute la vie d’une instance de workflow).
  • Administration simple (report d’une grande partie de cette responsabilité vers les acteurs métier) et maintenance aisée (haut degré de modélisation et paramétrage).
  • Possibilité d’utiliser SharePoint comme complément à l’ERP, en permettant d’y interfacer facilement des fonctionnalités conviviales de saisie et validation à l'usage des utilisateurs métier (par exemple dans le cas de SAP la collecte et l’approbation des données relatives à un client).
  • Pour les entreprises ayant des applications Lotus Notes, possibilité de facilement et à moindre coût les migrer vers SharePoint, grâce notamment à la similitude de conception apportée par MICA (voir migration de Lotus Notes vers SharePoint).

La plateforme MICA constitue ainsi un excellent levier pour mieux et plus rapidement bénéficier de toute la puissance collaborative de SharePoint.

Langues

Les modules MICA sous SharePoint sont actuellement disponibles avec une interface dans les langues suivantes :

  • Anglais
  • Français
  • Italien
  • Néerlandais

Caractéristiques techniques

  • Environnement : SharePoint Foundation 2010 / SharePoint Server 2010 Standard ou Enterprise.
  • Architecture : La partie exploitation des applications MICA repose entièrement sur SharePoint (solutions .wsp pour le moteur et les applications fonctionnelles). Ainsi les utilisateurs n’emploient que les fonctions standard de SharePoint pour accéder aux formulaires et flux de MICA, de façon à retrouver et consulter les contenus dans les listes et librairies. La modélisation intégrant flux et formulaires se fait en local par Mica Editor et le déploiement sur serveur par Mica Deployer (ou par les fonctions normales d’administration SharePoint). Ensuite, les applications ont simplement à être activées sur le site choisi, et les rôles et droits des utilisateurs à être attribués en utilisant les fonctions d’administration de MICA.
  • Flux : La modélisation de haut niveau du workflow basée sur les notions d’activité et transition permet de rapidement définir le flux, sans devoir spécifier toutes les opérations de détail qui sont générées automatiquement (notification par mail par exemple).
  • Formulaires : Différents composants (contrôles ou colonnes SharePoint) ont été ajoutés pour offrir dans les formulaires plus de confort et de convivialité : tables de sélection pour relier différents élément d’information entre eux (listes annexes), classements par des arborescences, mise à jour d’informations annexes directement dans des tableaux, etc. De plus l'intégration permet que les validations à effectuer sur les champs saisis puissent être directement fonction des étapes du workflow (transitions).

Et pourquoi le nom de MICA ?

MICA a été conçu pour intégrer quatre domaines fonctionnels, correspondant aux lettres de son nom :

Modélisation - Représenter l’entreprise pour mieux l’appréhender, l’améliorer et la gérer :

  • Structures : organisation, espaces collaboratifs, référentiels ISO, etc.
  • Processus : activités, informations, acteurs, outils, points de contrôle, etc.
  • Pilotage : objectifs, indicateurs, tableaux de bord, etc.
  • Workflows : activités, formulaires, états, transitions, etc.

Intégration - Maintenir la cohérence des informations :

  • Gestion intégrée des données (listes SharePoint, tables SQL/Server).
  • Interfaces : connecteurs d’accès aux données externes (ERP, CRM, etc.).
  • Entrepôts des données internes et externes pour accès BI.

Collaboration - Exploiter les espaces de travail et de connaissances :

  • Elaboration partagée et capitalisation des connaissances.
  • Coordination et responsabilisation des acteurs dans la gestion des contenus.
  • Réactivité aux évènements et dans les actions de veille (workflows).
  • Pilotage des actions d’amélioration et des projets de changement.

Analyse - Exploiter l’information en utilisant les techniques et outils de management :

  • Identification des écarts et anomalies.
  • Analyses statistiques des processus, graphiques.
  • Analyse multidimensionnelle (cubes), analyse des causes, des risques, AMDEC.
  • Tableaux de bord, pilotage, lancement des actions d’amélioration et des projets.

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