Welkom > Diensten > Implementatie van uw workflows

We hebben hun vertrouwen

Onze wens : uw organisatie toe te voegen aan de lijst van onze klanten en partners :

Flexsys Howmet Audaxis Chirec PPC GSK Plastic NMBS Air Betonac Elyo Filix

Implementatie van uw workflows

TWO Consult kan bogen op jarenlange ervaring met de invoering van workflows die formulieren sturen die rijk zijn aan informatie. Al meer dan 10 jaar geleden ontwikkelden wij een eerste workflowmotor onder Lotus Notes die de mogelijkheid bood om tal van standaardtoepassingen (Niet-conformiteiten / Correctieve acties, Audits) en specifieke toepassingen (klachten, retourneringen klanten, productwijziging) te creëren. Meer recent ontwikkelden wij samen met Audaxis de tool TOBFlow, een Open Source workflowmotor. En dankzij onze knowhow op het vlak van Microsoft-platformen kunnen wij nu ook workflows onder SharePoint / Workflow Foundation aanbieden.

Workflows, ja, maar van goed !

Te veel ondernemingen wagen zich aan workflowprojecten in de overtuiging dat het volstaat om een tool aan te kopen en een test uit te voeren op een eenvoudige case zoals vakantieaanvragen om nadien gemakkelijk alle nodige workflows te kunnen creëren om de administratieve taken te vereenvoudigen. Dat draait heel vaak op niets uit, omdat de gebruikers ze afwijzen: de formulieren zijn onvolledig of niet duidelijk, men weet niet hoe het zit met andere documenten waarvan men afhankelijk is, de reële cases moeten anders verwerkt worden dan voorzien, het is complex, er kan geen informatie uit opgehaald worden enz. Er moeten belangrijke wijzigingen doorgevoerd worden, als de gekozen tool zijn grenzen niet laat zien…

Uit onze ervaring blijkt dat het werk voor de ontwikkeling van de workflow (activiteiten, overgangen, staten enz.) slechts 20 tot 30% van de werkbelasting vertegenwoordigt. De essentie schuilt in de businessanalyse van het proces, de totstandbrenging van een consensus tussen de betrokkenen en de opstelling van gebruiksvriendelijke formulieren met onderlinge links en links naar de gegevens van de onderneming.

De kwaliteit van de tool is dan ook belangrijk om handige workflows te ontwikkelen. Volgens ons moet de tool de mogelijkheid bieden om de workflows en aanverwante formulieren samen te modelleren, en dus meer bepaald om:

  • de velden van verschillende types te definiëren en in het formulier te plaatsen,
  • het gedrag van de velden te definiëren (zichtbaar, bewerkbaar) naargelang van de staat van de workflow,
  • secties en/of bookmarks te definiëren in het formulier om ze te koppelen aan de stappen van de workflow,
  • in een formulier een lijst in te voegen van andere elementen die rechtstreeks toegang verlenen tot andere workflow-formulieren of tot externe databases,
  • verschillende workflow-formulieren te synchroniseren enz.

Evolutie door workflows

Snel reageren op gebeurtenissen, informatie uitwisselen en voordeel halen uit – goede of slechte – ervaringen, dat zijn de pijlers voor de klantentevredenheid en de verbeteringen. Daarom zijn er in elke organisatie processen te vinden voor de verwerking van documenten zoals:

  • aanvragen voor verbeteringen, correctieve acties, incidentfiches, evolutiefiches, niet-conformiteiten enz., die rechtstreeks verbonden zijn met de managementsystemen,
  • klachten, retourzendingen, aanvragen voor productwijzigingen, aankoopaanvragen, feedback over ervaringen, aanmaak van een nieuwe klant enz., die eerder verbonden zijn met het vakgebied van het bedrijf en soms gebruikt worden voor de inzameling en de validatie van informatie die ingevoerd moet worden in het ERP-systeem van het bedrijf.

De verwerking van deze documenten kan in grote mate bevorderd worden via workflows zoals deze die wij aanbevelen. Elk lid van het betrokken bedrijf kan zo, afhankelijk van zijn verantwoordelijkheden en zijn competenties, bijdragen aan een snelle circulatie van de informatie en aan de kwaliteit van het management. Beter gesynchroniseerde processen kunnen ingekort en betrouwbaarder gemaakt worden. De vele taken van de verschillende betrokkenen zijn beter gecoördineerd. De rijkdom van de formulieren biedt de mogelijkheid om de inhoud te structureren, om de informatie later op te zoeken en te analyseren en om er indicatoren uit op te halen.

Implementatieproject

Het werd speciaal ontwikkeld om tegemoet te komen aan de doelstellingen hiervoor op de basis van onze methode van pilootexperiment (zie De aanpassing en toe-eigening, een must).
Neem contact op met ons voor meer gedetailleerde informatie over onze workflow-projectmethodologie ...